En spännande definition av digitalisering är att ”det är ett race mot noll – noll väntetid, noll kostnad och noll kunskapsövertag”.

För ungefär ett år sedan behövde jag uppsöka primärvården med ett av barnen. Vi hade precis hunnit fram i telefonkön innan telefontiden stängde, men ändå för sent då den dagens besökstider tagit slut. Så vi hade fått en tid nästa morgon kl 8. Vid 8.10 fick vi veta att man blivit försenade i ett internt möte. Vid 8.15 meddelades det att ett akutärende kommit emellan. Kl 9.30 släpptes vi in. Ca 45 minuter senare (av vilka vi väntat i undersökningsrummet ca 30) var vi klara.

Det hade tagit lite drygt ett dygn att få svar på om sonen hade halsfluss eller ej.

För någon vecka sedan var jag på jobb i Stockholm med en misskött förkylning i kroppen. Halsen smärtade, var röd och svullen och jag började oroa mig för att jag dragit på mig en halsfluss.

Fram med telefonen och googla halsprov. Några klick senare är jag inne i systemet, har fått kontakt med en läkare och information om vilka närliggande inrättningar jag kan välja på för att ta ett halsprov. Jag väljer ett apotek några kvarter bort. Trots att det är lunch får jag genast hjälp av en ung man från mellanöstern som läser till receptarie. Han har fått en tredagarsutbildning i att ta detta och några andra typer av prover.

Vi är klara efter 10 minuter och jag meddelar läkaren på nätet att provet är klart. Tre minuter därefter plingar telefonen och jag får meddelande om att hon skrivit ut ett recept. Från det att jag bestämde mig för att kontrollera min hals, till dess att jag har receptet i min hand, har det tagit mindre än en timme.

För mig är det här en illustration av ett s.k. quantum leap. En gammal process har ersatts av en ny. En helt ny. Alla de viktiga värdeadderande stegen är kvar, men i den nya processen har resurser utnyttjats så att dessa steg ligger i direkt anslutning till varandra, utan väntan för enheten som värdet ska adderas till (=mig, i det här fallet) däremellan. Det nya nuläget ligger på ett helt annat plan än tidigare.

Inget av detta hade varit möjligt utan digitaliseringen.

”Tjänstemän har tagit oss rätten att vara ineffektiva” sa min kollega på ett föredrag jag lyssnade till nyligen. ”Det skulle aldrig accepteras på en monteringslina att man var så dålig på att använda sina verktyg som vi tjänstemän är på att hantera våra digitala verktyg!”. Är det så?

Jag måste nog, med skammens rodnad på kinderna, ge honom lite rätt i det påståendet. Och visst har vi blivit lite slarviga med att ägna uppmärksamhet åt de digitala verktygen? Det mest tydliga quantum leap vi allihop tagit till oss är nog att vi inte längre sträcker oss efter tip-ex när vi skriver fel…

Det är så mycket som är så självinstruerande idag, så vi tror att det bara är att köra på. På 90-talet stod jag i datalokaler och utbildade tjänstemän i att använda Windows, Word, Excel, Powerpoint och Outlook. På heltid. Väldigt få trodde att de skulle lära sig detta helt själva på den tiden.

Och om vi dessutom betänker att digitaliseringens möjligheter så uppenbart sträcker sig långt bortom att maila och använda powerpoint-mallar, så behöver vi ta detta på större allvar.  I många organisationer har frågor som har med ”IT” att göra, setts som en del av IT-avdelningens ansvarsområden.

När Försäkringskassan för ett antal år sedan gjorde förflyttning till aktivitetsbaserade lokaler ville man också implementera en mängd nya digitala verktyg för att facilitera den mobila arbetsplatsen. Projektledarskapet låg på IT-avdelningen. Ganska snart insåg man dock att detta var mycket mer än en IT-fråga. Önskan var att ändra ”ways of working” (WoW), och man krokade då arm med HR som hjälpte till att driva projektet som det förändringsprojekt det var. Idag möter vi allt oftare även digitala arbetssätt som en av ledningens viktiga frågor.

Jag tror att det finns en otrolig potential för oss tjänstemän att bli mer effektiva utan att lägga fler timmar till vår arbetsdag. Både i mikroperspektivet (faktiskt lära oss mer om effektiviserande funktioner i våra appar), i metaperspektivet (lära oss vilka samarbetsverktyg som kan minska mailskörden, risken för versionsförvirring osv) och i makroperspektivet (hur vi kan nyttja digitaliseringen för nya quantum leaps).

Gissningsvis kommer de organisationer som hanterar digitaliseringens möjlighet på rätt nivå i organisationen, och som skapar strukturer och kulturer som understödjer kompetensomställningar på ett smidigt, roligt och effektivt sätt, att vara vinnare i framtidens ”race mot noll”.

Förmodligen kommer de organisationer som kommer ihåg att vi är människor mitt i denna digitalisering, med människors behov av ett gott stöd i den förändringsresa det innebär, att vara de som lyckas med detta.

Malin von Elern