Sista veckan i november. Som vanligt överraskas jag av min aviga kalender som liksom hoppar från sensommar till advent. Ännu en spännande lärorik höst är över och när man nu öppnar kalendern för att planera sin vår, står det 2020 i den. Lite overkligt!

Här kommer tre jobbrelaterade nyårslöften inför nästa år.

1. Ordning på grejerna
När arbetsuppgifterna hopas och tiden inte räcker till är ett sammansvetsat och effektivt team en bra tillgång. Team som pratar om sin kommunikation och de verktyg de valt för samarbete och samspel ägnar tiden tillsammans åt att hitta på nytt istället för att diskutera vad som bestämdes vid förra mötet.

En av möjliggörarna här är att var och en har ordning på sitt. I datorn betyder det bland annat att ha sina filer sorterade efter projekt, kund eller ärende. Att ägna en stund att leta på sitt skrivbord varje gång man skall öppna en fil känns ju som jobb, men tillför inget av värde.

En annan tidstjuv är mailboxen. Själv har jag i höst testat att jobba med en så kallad tom inbox. Varje gång jag öppnar mitt mailprogram tar jag hand om nya brev enligt följande:

1. Kan ärendet åtgärdas direkt; gör jag det, svarar på och arkiverar mailet.
2. Är det information som jag kommer behöva senare kopierar jag detta till min anteckningsbok under rätt ärende eller projekt. Och arkiverar mailet.
3. Behöver jag mer tid på mig flyttar jag mailet till mappen “Att göra”. Här finns idag sju mail. Förhoppningsvis några färre imorgon.

På det här sättet vet jag att information som jag kan behöva i framtiden inte finns i min mailkorg. Jämför gärna med brevlådan hemma. Det vore ju jättekonstigt om man skulle spara post ute i brevlådan och låta de blandas med nya varje dag när brevbäraren kommer.

Läs gärna mer om detta tex här:
https://www.fastcompany.com/40507663/the-7-step-guide-to-achieving-inbox-zero-and-staying-there-in-2018

2. Svara inte i telefon
Nu menar jag inte helt bokstavligen, även om några av mina bekanta säkert tycker att jag svarar för sällan. Det är ju ganska osannolikt att ärendet hos den som ringer alltid är viktigare än det du håller på med. Se till att du har en stund varje dag när du inte öppnar din mailkorg eller svarar i telefon. Själv älskar jag att multitaska, men tycker allra bäst om när jag glömmer tiden och fokuserar helt på ett manus, en projektplan eller ett programmeringsprojekt. Ring tillbaka till de som sökt dig när du jobbat klart.

För de flesta av oss är mobiltelefonen i sig ett störande moment. Vi fokuserar sämre på det som händer i rummet bara av att ha telefonen liggande på bordet framför oss. Här är en grej man kan testa. Kom överens med dina kompisar om att alla lämnar sina telefoner utanför rummet nästa gång ni har möte. Ni kommer bli förvånade vilken skillnad det gör.

3. Häng med unga vuxna
Jag tror att det har med Google att göra. Det självförtroende och lugn många ungdomar och unga vuxna visar när de utsätts för en uppgift. Om man växt upp i en värld där man har all världens kunskap några knapptryck bort är det enklare att ta på sig rollen som den som skall lösa problemet eller ta en aktiv del i att utföra arbetet. Även om man inte testat tidigare. Den här lugna beslutsamheten betyder att steget till att säga sin mening, ta på sig en uppgift eller ett nytt  ansvar är kortare än vad det var när jag var i samma ålder.

De unga jag har omkring mig rockar fett (så skulle de ju såklart inte säga, men de gör det). Jag har idag en bit kvar till att våga släppa taget om uppdragen; men när jag delar med mig betyder det alltid ett kul samspel och en bättre leverans. Något att jobba med under 2020 alltså.

Jakob Rubenson