När jag gick i trean anmälde min pappa mig till scouterna, mer precist sjöscouterna på Lidingö där vi bodde. Jag var där en gång. Jag var 10 år, storebror och gillade att bestämma. Scouterna visade sig vara lite för ostrukturerat för min smak, en plats för stoj och lek, där jag trodde jag skulle lära mig knyta knopar. Ändå har något jag lärde mig den där tisdagskvällen, i scouternas föreningslokal på Lidingö, funnits med mig sen dess. Mer om det strax.

De senaste veckorna har jag haft förmånen att få följa med min kollega Anna Tufvesson när hon utbildat i Aktivt Medarbetarskap. Anna, som skrivit en bok i ämnet, berättar om sina tankar kring det ansvar vi alla har att ta hand om varandra och oss själva, om vikten av att stötta sin chef och om att ha kunden och uppgiften i fokus. Anna är jättebra och de uppgifter grupperna jobbar med fungerar lika bra i en kommunorganisation som i det privata företaget.

När Anna och jag i förra veckan jobbade med ett företag pratade vi bland annat om vad som är viktigast för att få samarbetet i en grupp att fungera. I flera av smågrupperna nämnde man då vikten av att ta sitt ansvar för jobbet, vikten av att alla i gruppen bidrar och att man ser till att den som kommer härnäst i kedjan har det han eller hon behöver.

Det är här som scouternas tre löften dyker upp igen. Trots att jag bara var där en enda gång, då för nu 40 år sedan, har de funnits med sedan dess. Tre enkla löften: att vara ärlig, hjälpsam och alltid göra sitt bästa. För mig finns mycket av ett gott medarbetskap i de här tre fraserna. Att vara ärlig betyder att man ger feedback även när det tar emot, att man inte tar på sig mer än vad man klarar av och att man håller det man lovat. Är man hjälpsam hugger man i när kollegan behöver hjälp och delar med sig av sina erfarenheter och sin kunskap. Att alltid göra sitt bästa betyder att man bidrar efter sin förmåga och att man alltid försöker göra det lätt för den som kommer efter. Arbetet i en grupp är sällan jämt fördelat, någon är starkare, har en bättre dag eller mindre annat och kan därför göra mer. Anstränger sig alla att göra sitt bästa blir jobbet lätt för de runt omkring. Det skapar arbetsglädje, gemenskap och ett bra resultat.

När jag för 20 år sedan startade mitt företag pratade vi i arbetsgruppen om vikten av att göra klart saker innan vi skickade de vidare. Vi såg att i den då relativt nya digitala världen var det lätt att skicka uppgifter vidare innan man gjort helt klart. Idag är vi många där mailens in- och utkorg styr arbetsdagen. Att skicka vidare ett mail med en kort kommentar, kanske till en hel arbetsgrupp, och att sedan förvänta sig att mottagarna tar hand om ärendet är idag vanligt förekommande. Det här är inte ett effektivt sätt att ta hand om en uppgift. Om vi alltid, innan vi klickar på skicka, funderar över om vi gjort klart kan vi spara både tid och kraft hos kollegan, leverantören eller kunden. Här är några enkla tips att tänka på innan man skickar ett mail.

  • Sammanfatta och förklara läget i din egen text. Lita inte på att alla som får mailet läser hela den konversation som skett tidigare.
  • Har du någon information som kan göra informationen eller uppgiften tydligare. Skriv med den i mailet.
  • Har du skrivit så tydligt och enkelt som möjligt. Många får mängder av mail och måste läsa snabbt. Använd mellanrubriker för att göra budskapet så tydligt som du kan.
  • Låt varje mail handla om en sak. Vill du flera saker, skicka flera mail.
  • Läs igenom innan du skickar och fundera, går detta att skriva detta på ett tydligare sätt.

Vi människor är bra på att härmas. Inte minst när vi kommunicerar är förmågan att spegla sig i den andra partnern en framgångsfaktor och något vi lär oss redan under vårt första levnadsår. På samma sätt är det med mail. Skickar du tydliga mail som gör det enkelt för den du skickar till att ta ärendet vidare kommer du få liknande mail tillbaka. På lite längre sikt är detta alltså inte bara något som är bra för de du skickar till, utan i lika hög grad för dig själv.

Jakob Rubenson