Att kommunikation är en viktig del av ledar- och medarbetarskapet håller säkert de flesta med om. Det handlar om saker som att vara tydlig, transparent och se till att hela gruppen har samma information.

Sedan 20 år tillbaka har mail och intranät gjort att vi snabbt och enkelt kan dela information och kunskap. När vi förut hade att välja mellan ett snabbt telefonsamtal eller ett långsamt brev med posten, kan vi idag via mail fråga, och få svar inom ett par minuter.

Att man så snabbt kan skicka iväg en uppgift och förvänta sig svar samma dag har i många organisationer gjort att man får alldeles för många mail. Istället för att jobba proaktivt skickar vi runt uppgifter som hos varje person skall sorteras, bedömas och kommenteras. I några av våra största organisationer betyder de överfyllda inkorgarna och att man nu väljer att kommunicera på andra sät,t via tex chat eller videomöten. Då fylls dagarna istället för av mail av möten “back-to-back” dvs ett möte per timme under hela arbetsdagen.

Även om fysiska möten är bra och ett telefonsamtal kan vara ett snabbt sätt att reda ut en fråga, finns det många fördelar med kommunikation via text. Man tvingas vara mer precis, det man kommit överens om finns sparat och man kan dela informationen med många när det behövs. Som tur är finns det flera bra alternativ till eposten som inbjuder till ett disciplinerat arbetssätt.

För att lära oss mer om alternativ till e-posten valde vi ett konkret projekt och förbjöd helt enkelt projektdeltagarna att maila varandra. Mailen blev kvar som kontaktyta utåt, men för all kommunikation mellan projektdeltagarna skulle andra verktyg användas. Det här gav oss chansen att prata om vår kommunikation, vilka förväntningar vi hade på varandra och hur nya vanor skulle göra arbetet roligare, mer effektivt och säkrare.

Såhär gjorde vi: 

Vi identifierade tre typer av dialog och valde för vart och ett av dessa ett verktyg.

  1. Information som man inte behöver hitta igen

Här handlar det ofta om kortare texter för att kolla hur någon mår, tipsa om något intressant eller snabbt kontrollera något. Eftersom man inte behöver hitta informationen igen spelar det inte någon roll vilket verktyg som används. Företagets chat-verktyg, SMS eller en post-it lapp är några alternativ. Vi använder Microsofts Yammer.

  1. Information som man behöver hitta igen

Väldigt ofta är kommunikation i ett team kopplat till ett ärende. Genom att använda ett verktyg där den som sänder informationen sorterar in inlägget under rätt ärende ser man till att man diskuterar en sak i taget och att det är lätt att se vad som hänt i projektets olika delar. Varje ärende kan innehålla en diskussion men också dokument, bilder, ett datum när man skall vara klar och namn på ansvariga. Här finns det flera verktyg att välja bland, vi använde ett som heter Trello.

  1. Hitta på och skriva tillsammans

Tidigare har många möten slutat med att man bestämt vem som skall skriva klart mailet, planen, idén eller protokollet. Genom att använda verktyg för delade dokument kan man hjälpas åt med detta. Det här arbetssättet använder vi mycket idag. Många kan hjälpas åt och man slipper hålla ordning på vem som har den senaste versionen av dokumentet. Här finns det idag två stora aktörer Microsoft 365 och Google Drive.

Det är lätt att man ramlar tillbaka i gamla vanor och slänger iväg ett mail. För den som skickar är det ett enkelt sätt att låta någon annan ta tag i problemet. Därför är det viktigt att man använder en stund när man träffas till att prata om hur verktygen och kommunikationen fungerar och appar varandra att ta ansvar för en effektiv och generös kommunikation.

Vårt nya arbetssätt har tre viktiga fördelar. Alla sociala meddelanden hamnar i en egen kanal, genom att sortera ärenden tillsammans har vi en gemensam bild av hur vi ligger till i projektet och genom att samskapa texter utnyttjar vi kraften i vårt team och den bank av erfarenhet, kunskap och ambition som finns där. Självklart mailar vi varandra ibland, framförallt i mindre projekt. Men de projekt där vi inte mailar är effektivare än vad de var tidigare och möten handlar nu mer om vad vi vill göra framåt när vi slipper stämma av vem som gjort vad eller vem som har den senast versionen av projektplanen.

Jakob Rubenson