Jag vet inte hur det är hos er, men i många av mina sammanhang pratar vi för lite om vår kommunikation. För många upptar arbetet med intern och extern kommunikation en allt större del av arbetstiden. Ett skäl är såklart att kommunikationen är en viktig del av verksamheten, ett annat att vi inte använder de verktyg som finns på ett effektivt sätt. Här finns tid och pengar att tjäna!

På många av de möten och event jag jobbar med använder vi idag ett enkelt digitalt verktyg för att samla in gästernas erfarenheter och åsikter. Vi kan tex be deltagarna att med tre ord beskriva vad de anser vara den viktigaste framgångsfaktorn i arbetet framåt just nu. Verktyget gör automatiskt ett sk ordmoln, där de ord som flest skrivit skrivs med en större stil. Nästan alltid är ordet “kommunikation”  ett av de ord som blir allra störst.

Samtidigt är det många som klagar över ineffektiva möten, överfulla mailkorgar och att de inte har den information som de behöver för att göra sitt jobb bra. Men att ta steget från att beklaga sig till ett konstruktivt samtal om arbetsgruppens användande av kommunikationsverktyg eller hur vi håller våra möten är inte lika vanligt.

När vi som avsändare slarvar med form eller innehåller drabbar ju det någon annan än oss själva. Ett snabbt ihopslängt mail eller ett osorterat PM är ju något som mottagaren får ta ansvar för. Men tyvärr är det så att den här typen av vanor lätt sprider sig, innan man vet ordet av är det man själv som sitter där med mailkorgen full av mail man fått “för säkerhets skull”.

Häromdagen berättade en kompis som pluggar på universitetet om deras nya lärplattform Canvas. Verktyget används för kommunikationen mellan student och lärare och systemet fungerar bra. Men eftersom lärarna inte snackat ihop sig, använder de verktyget på olika sätt. För varje ny kurs får studenterna lista ut hur just den här läraren placerat dokument, uppgifter och information om examinering. För lärarna skulle ett möte om detta innebära lite mer jobb, för studenterna en helt annan studietid.

På samma sätt behöver vi alla prata om vår kommunikation. Det kan handla om:
– hur vi tänker oss filerna på vår server och när det är dags för städdag
– när man skall skicka ett mail vidare till alla i gruppen och när man nöjer sig den det berör
– hur privat man är i företagets chattgrupp
– vad målet är med olika typen av möten och hur man ser att man når det
– hur man gemensamt ser till att möten inte bara handlar om förvaltande utan i minst lika hög grad kring utveckling och innovation
– hur man använder inkluderande bilder och bildspråk på webb och i presentationer
– att man är schysst mot varandra, även när man inte tycker lika

Kommunikationsområdet är brett, resonerar man ett tag handlar nästan allt om kommunikation. Här finns en möjlighet att bli bättre tillsammans. Om vi tar oss tid. Men på något sätt har just det här området blivit något man helst inte pratar om. För vissa kan det snabbt kännas som att man får kritik, för andra är det slöseri med tid att prata om något som bara är ett medel att nå det verkliga målet. Att vara intresserad av de digitala verktygen anses också ofta som något reserverat för nördarna, de teknikintresserade.

Hur gör ni hos er? Är detta något ni pratar om kontinuerligt? Ta för vana att varje månad prata kort om hur ni kommunicerar. Här är en liten lista på saker att prata om.

1. Mailvanor
2. Gemensamma filer
3. Språk och bildval
4. Powerpointpresentationer
5. Hisspitchen – så pratar vi om oss själva
6. Kompisstöd – vem kan hjälpa till när det strular.
7. Effektiva möten som ger plats för innovation tillsammans

Lycka till!

Jakob Rubenson