Mycket att göra den här veckan? Att känna att tiden inte riktigt räcker till är ju något som många av oss känner igen. Ibland handlar det ju helt enkelt om att man fått för många uppgifter, men tittar jag på mitt eget arbetssätt så måste jag ju erkänna att jag ibland slarvar med min tid. Istället för att göra saker direkt låter jag de skvalpa omkring på min att-göra-lista.

Ett effektivare arbetssätt skulle för mig betyda en bättre kontroll över min vardag, mindre stress och säkrare leverans till de runt omkring mig.

Här kommer några tips om hur du tar kommandot över din att-göra-lista och ditt eget skapande. På slutet berättar jag om hur det gått för mig.

1. MÅSTE-GÖRA-LISTAN
De flesta av oss har ju någon form av att-göra-lista där vi skriver upp vad som skall göras. Hos mig var det en lång lista sorterad efter kund och uppdrag. Ibland kunde sökningar ner i listan nästan liknas med arkeologiska utgrävningar där noggranna beskrivningar av uppgifter som åtgärdats för flera år sedan kunde hittas allra längst ned.

Inspirerad av sonens strukturerade listor och ett boktips har jag nu full kontroll.

Författaren Sarah Knight skriver i sin bok Get your sh*t together om en metod där hon från sin långa rullande att-göra-lista först prioriterar det som är viktigt för att sedan varje dag skapa sin “must-do-list”.

Komplettera alltså din “att-göra-lista” med en lista där du varje dag skriver upp hur du tänkt dig dagen, den sk måste-göra-listan. För en del funkar det bäst att innan man går hem gör en plan för nästa dag, en del gör sin lista på morgonen.

I många IT-bolag jobbar man i sina team med den här typen av listor där man på morgonen lovar sig själva och varandra vad som skall bli gjort under dagen.

Det är viktigt att det inte hamnar för mycket på listan. Målet är att varje dag bli klar med det som står där, får man tid över kan man bara börja med de andra saker man prioriterat på sin rullande lista.

GÖR SÅHÄR
1. Skriv upp nya uppdrag och uppgifter på din rullande att-göra-lista.
2. Titta varje morgon igenom listan och prioritera de viktigaste ärendena.
3. Plocka de saker du tänker göra under dagen och sätt upp de på måste-göra-listan. Kom ihåg att även skriva upp möten du skall på.

Gör sedan alla sakerna på måste-göra-listan, helst i rätt ordning. Se till att din lista inte bara innehåller saker du lovat andra. Försök boka av tid till att läsa in dig på nya saker, skriva eller hitta på.

Allra bäst funkar det här om allt hamnar på listan. Författaren David Allen skriver i sin bok Getting things done om hur man på ett strukturerat sätt kan hantera varje uppgift, ärende eller idé på samma sätt. Alla tankar man har sorteras med Allens modell i olika fack. Det som kan göras direkt (inom 2 minuter) åtgärdas omedelbart, det som skall delegeras skickas direkt vidare, saker som skall schemaläggas i kalendern, större projekt får en projektplan och egna uppgifter hamnar på att-göra-listan och prioriteras.

Jag använder inte Allens process varje dag men inspirerad av idén försöker jag bli bättre på att skicka iväg info till de jag jobbar med. Tidigare blev saker liggande hos mig, ärenden som någon annan skulle göra men där jag av någon anledning inte kom mig för att skicka frågan vidare.

2. SKRIV NER ALLT
Många av oss har delar av våra att-göra-listor i huvudet. Jag har en kompis som berättade att hon vissa kvällar slänger en kudde på golvet för att komma ihåg något nästa dag. När hon vaknar snubblar hon på kudden, och kommer förhoppningsvis ihåg varför den ligger där. Genom att skriva ner idéer, uppgifter och fakta på ett någorlunda strukturerat sätt frigör vi kraft som kan användas till att vara kreativ och/eller lösa problem.

Här har jag de senaste månaderna helt ändrat stil. Förut var jag supermallig för mitt fina minne där alla veckans möten, uppgifter och idéer tog tid och kraft av mitt medvetna jag. Att avsluta dagen med att i sängen räkna upp alla saker man inte får glömma nästa morgon är inte det bästa sättet att skapa en bra nattvila.

Genom att skriva ner allt blir hjärnan ledig och kan användas till bättre saker.

Skriver du i datorn är det lättare att återanvända informationen längre fram. Använd gärna ett program gjort för anteckningar istället för att öppna word och skriva anteckningen i en egen fil, gör du ett nytt blad i ditt anteckningsprogram och skriver din idé, början på en lösning eller den fakta du fått.

På PC kan man tex använda One-Note från Microsoft för detta. På Mac finns programmet Anteckningar. Själv använder jag ett litet program so heter Simple Note som funkar på alla olika plattformar.

3. FLYTTA INFORMATION TILL DINA ANTECKNINGAR
Idag får vi ju tyvärr information från flera olika källor. Det kan vara ett SMS, ett mail, intranätet/webben eller någon form av socialt flöde. Många av oss ägnar onödigt mycket tid till att leta upp information igen.

Kombinera dina “att-göra-listor” med att spara ned information kring olika uppgifter eller idéer på olika blad i ditt anteckningsprogram. Genom att plocka ut och samla informationen på ett ställe kommer du igång snabbt när det är dags att utföra uppgiften. Förr i tiden var det här mer självklart. Få av oss lagrade all information i postfacket, istället hade vi olika typer av mappar eller pärmar för papper. Får man ordning på sitt digitala informationsflöde finns det mycket att vinna mot ett analogt. Att leta efter information i mailprogrammet är dock inte ett effektivt sätt att hantera flödet.

Den här texten är skriven på ett blad i anteckningsprogrammet och sorterad med andra idéer och texter om arbetssätt. I programmet har jag utkast till texter, information jag fått i olika projekt, kodsnuttar, kontaktpersoner och annan data jag behöver för att lösa uppgifter framåt. Färdiga texter lagrar jag som filer.

Hur går det då för mig. När jag tog tag i det här i somras var det en revolution! Tid och kanske framförallt kraft jag slösat på att komma ihåg saker i onödan och att leta efter information blev tid som istället kunde användas till annat, tex vila.

De sista veckorna har jag slarvat lite. På måste-göra-listan finns några saker som stått kvar i flera dagar och anteckningsprogrammet behöver städas lite.

Men jämfört med förut är det lätt fixat.

Jakob Rubenson